avaleht | arhiivindus | teenused | lingid  | download  | kontakt  

asjaajamine    arhiveerimine    hoiustamine

 
 
  


Dokument asjaajamises

1. Dokumendi komponendid

Dokumendi vajalikud komponendid on:
  • teabekandja
  • sisu – faktid, millest dokument räägib
  • vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
    • füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
    • intellektuaalne – sisu väljendamise viis (tekst, pilt, diagramm, jms.)
    • isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust: väljaandja, adressaat, koostaja.
Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne:
  • usaldatav dokument – tõene, pole võltsitud
  • autentne – päritolu võib usaldada
2. Dokumendi vorminõuded

Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.

Igal asutusel on:
  • üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel (kuni vastavate standardite väljatöötamiseni).

    Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid on:
    • väljaandja nimi või nimetus
    • dokumendi kuupäev
    • tekst
    • allkiri
    • vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)

    Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid on:
    • asutuse sümbol (logo)
    • asutuse registrikood
    • väljaandmise koht
    • menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge
    • adressaat
    • indeks
    • dokumendiliigi nimetus
    • kinnitusmärge
    • pöördumine
    • märkus lisade kohta
    • lisaadressaadid
    • kooskõlastusmärge
    • viisa
    • pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge
    • koostaja või vastutava väljaandja nimi
    • pealkiri

    3. Dokumendiringlus

    Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
    Dokumendiringluse eesmärk:
    • Piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi

    Dokumendiringluse ülesanne:
    • Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse
    • Vältida olukordi, et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks

    Eristatakse:
    • Saabunud dokumentide ringlust
    • Väljasaadetavate dokumentide ringlust
    • Sisedokumentide ringlust

    Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.




© OÜ Kespri Arhiiv

 www: FarmWorks