avaleht | arhiivindus | teenused | lingid  | download  | kontakt  

asjaajamine    arhiveerimine    hoiustamine

 
 
  


Põhimõisted
  • Asjaajamine - Dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi
  • Dokument - Mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks
  • Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule
  • Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum
Asjaajamise korraldamine

Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:
  • Asjaajmise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
  • Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
  • Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh. teabenõuete täitmine)
  • Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku– või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
  • Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
Nõuded asjaajamisele

Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.

Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt:
  • järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
  • järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
  • kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud
Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad
  • Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku– või eraarhiivi
Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul:
  • dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
  • dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi: aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse
Asjaajamine peab tagama
  • asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
  • nõuetekohaste dokumentide vormistamise
  • dokumentide kiire ringluse
  • dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
  • dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
  • dokumentide tähtaegse täitmise
  • dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul
Asutuse asjaajamiskord

Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
  • asutuse asjaajamisperiood või –perioodid
  • asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
  • dokumendiblankide kasutamise kord
  • registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
  • dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
  • dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
  • asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
  • asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
  • dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
  • dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
  • vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
  • dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga"
  • ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
  • muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest

Loe lisaks:
  • Dokument asjaajamises




  • © OÜ Kespri Arhiiv

     www: FarmWorks